Asiat, jotka vaativat syvällistä keskustelua
Kukaan ei halua lukea pitkiä, romaanin mittaisia sähköpostiviestejä, mutta ne eivät myöskään ole paras tapa käyttää omaa aikaasi tai viestin vastaanottajan aikaa. Jos kyse on työhön liittyvästä keskustelusta, lähetä sähköposti, joka kutsuu vastaanottajan keskustelemaan asiasta, ehdottaa virallinen yritysetikettikonsultti Rachel Wagner. ”Liitä mukaan lista keskusteltavista aiheista, jotta osallistujat voivat valmistella etukäteen ideoita ja pohtia aihetta syvemmin,” hän sanoo. ”Valitse kokoukselle aloitus- ja lopetusaika, ja jos se vaatii enemmän keskustelua, suunnittele sille jatkoa.” Tällä tavoin kunnioitat kaikkien osallistujien aikatauluja ja käytät jokaisen ajan mahdollisimman tehokkaasti,” hän lisää.
Riita kumppanisi kanssa
Jos olette olleet yhdessä jonkin aikaa, ja etenkin jos asutte yhdessä, saatatte usein riidellä kaikkien käyttämienne viestimien kautta. Asiantuntijat kuitenkin varoittavat riitelystä tekstiviestien tai sähköpostin välityksellä. ”Viesteistä on mahdotonta havaita sävyä ja kehonkieltä, joten niihin on helppoa lukea kaikkein pahimpia merkityksiä,” sanoo Jonathan Bennett, Ohion Columbuksessa toimiva virallinen terapeutti ja The Popular Manin omistaja. Jos kumppanisi haluaa riidellä tekstiviestissä, ilmoita hänelle, että puhut asiasta mieluummin kasvokkain.
Loukkaukset
Jos tunteesi alkavat kuohua tekstiviestikeskustelun aikana, on parasta olla kiltti. Ruudun kautta viestimisessä on jotain, jonka takia on helppoa sanoa asioita, joita myöhemmin katuu. ”On helpompaa heitellä loukkauksia ruudun takaa kuin katsoessaan kumppaniaan silmiin,” Bennett kertoo. Ole ystävällinen. Kumppanisi reagoi myönteisemmin, jos sanot: ”Voisiko äitisi tulla käymään huomenna, jotta ehdimme siivota?”, etkä: ”En todellakaan anna sen kamalan naisen tulla tänne loukkaamaan kotia, jota JOKU ei vaivaudu siivoamaan!” Avautuminen saattaa aluksi tuntua sinusta hyvältä, mutta myöhemmin se aiheuttaa vain isomman riidan.
Kielteiset tai sarkastiset kommentit
Muista, että kun sähköposti on lähetetty, se voi milloin tahansa nousta esiin uudelleen. ”Vaikka katuisit juoruilevaa sähköpostiasi myöhemmin ja poistaisit sen ”Lähetetyt”-kansiostasi ja jopa roskakoristasi, useimmat yritykset käyttävät hienostuneita ohjelmistoja, joiden avulla myös poistetut sähköpostit saatetaan löytää,” selittää Wagner. Ja niitä voi käyttää laillisesti myös oikeudessa. Näistä syistä hän ehdottaa, että puhut asiasi kasvokkain, etkä jätä jälkeesi viestejä, jotka voivat seurata sinua ikuisesti. ”Tämä viestii ammattimaisesta asenteesta ja näyttää, että olet halukas käymään noita ”vaikeita” keskusteluja sen sijaan, että piilottaisit ne tietokoneruudun taakse.”
Henkilökohtaiset ja salassapidettävät tiedot
Nykyään me viestimme ja jaamme eniten tietoa teknologian kautta, joten keskustelua voi olla vaikea keskeyttää, kun esiin nousee jotain salassapidettävää tai henkilökohtaista. Kysy kuitenkin itseltäsi: Haluatko jättää tiedot jälkeesi? ”Tekstiviestit ja sähköpostit voidaan lähettää eteenpäin, tai lähettää ”sokeina” versioina (BCC), joten kuka tahansa koko maailmassa voi lukea ne!” Wagner huomauttaa. ”Älä lähetä mitään, mikä liittyy yrityksen toimintaan, luottamukselliseen tietoon, sen johtokunnan kokousten sisältöön, tai henkilökohtaisiin tietoihisi.”
Anteeksipyynnöt
On toki paljon helpompaa kirjoittaa sanat ”Olen pahoillani,” kuin lausua ne ääneen, mutta kirjoitettu versio ei tunnu yhtä merkitykselliseltä. Et ehkä tarkoita sitä – tai ehkä tarkoitatkin! Kun vastaanottaja ei näe tai kuule sinua, hänen on vaikeampi tietää sitä. ”Jos sinun täytyy pyytää joltakulta anteeksi, sitä ei kannata vaarantaa väärinymmärryksillä ja huonolla kommunikaatiolla,” sanoo Deb Cheslow, elämäntaidon valmentaja, saavutusasiantuntija ja teoksen Unrealogical: Real People, Remarkable Stories of Transformation kirjoittaja. ”Ota puhelin kauniiseen käteen ja soita.”
”Meidän täytyy jutella”
Tällainen arvoituksellinen lause voi vaikuttaa sinusta harmittomalta, koska tiedät tarkalleen, millaisesta juttutuokiosta on kyse. Vastaanottajasta se voi kuitenkin tuntua pelottavalta. ”Se saa vastaanottajan pelkäämään pahinta,” kertoo David Radin, johtamistehokkuuskonsultti sekä Confirmed Instant Schedulerin toimitusjohtaja ja toinen luoja. Sinun kannattaa ainakin kysyä toiselta osapuolelta, onko hänellä aikaa keskustelulle, sillä haluaisit jakaa jotain.
Ero kumppanistasi
Eroaminen on vaikeaa riippumatta siitä, miten se tapahtuu. Sinun kannattaa kuitenkin välttää ilmoittamasta tätä asiaa tekstiviestin tai sähköpostin välityksellä. ”Niin tapahtuu yleensä siksi, että eroa toivova osapuoli ei halua kohdata torjumaansa kumppania, koska hän pelkää satuttavansa tätä tai yrittää välttää noloa tilannetta,” sanoo New Yorkissa toimiva suhde- ja etikettiasiantuntija April Masini. ”Olipa syy mikä tahansa, jos seurustelusuhde on kestänyt niin kauan, että ero täytyy käydä läpi, sen hoitaminen tekstiviestillä kertoo hyvin huonoista käytöstavoista. Kumppanistaan voi erota vain kasvokkain.”
Sanot ”rakastan sinua” ensimmäistä kertaa
Olitpa teini, parikymppinen tai osa yli viisikymppisten joukkoa, nämä kaksi sanaa ovat hyvin tärkeät, eikä niitä tule missään tapauksessa lausua huolettomalla tekstiviestillä tai sähköpostilla. Entä, jos vastaanottaja ei näe viestiä moneen tuntiin tai jopa päivään? Miltä sinusta sitten tuntuu? Tai jos hän ei vastaa ”Niin minäkin sinua”? Säästä itsesi – ja rakkautesi kohde – tältä kauhealta tilanteelta sanomalla asiasi kasvokkain.
Kerrot kuolinuutisen
On paljon syitä, joiden vuoksi tämä aihe tulisi käydä läpi kasvokkain. ”Jos se vain on mahdollista, uutinen jonkun kuolemasta kannattaa aina kertoa henkilökohtaisesti. Silloin saatte myös tilaisuuden halata toisianne ja lausua myötätuntoisia sanoja.”
”Otan lopputilin”
Vihasitpa työpaikkaasi miten paljon hyvänsä – vai minkä takia päätit ottaa lopputilin? – älä tee asiasta virallista tekstiviestillä tai sähköpostilla. ”Sano asia päässäsi, mutta pidä se siellä, äläkä missään elektronisessa laitteessa. Muuten se saattaa nimittäin palata kummittelemaan elämääsi,” varoittaa Jacquelyn Youst, virallinen etikettikonsultti sekä Pennsylvania Academy or Protocol -organisaation perustaja ja johtaja. ”Irtisanoutuminen sähköpostilla voi tuntua hyvältä juuri sillä hetkellä, mutta teolla on pitkäkantoisia vaikutuksia.” Sen sijaan hän suosittelee, että säilytät ammattimaisen asenteen ja keskustelet asiasta esimiehesi kanssa joko puhelimitse tai kasvokkain.
Luottokorttitiedot
Yrität ostaa jotain Amazonista, kun tajuat, että luottokorttisi onkin kumppanisi lompakossa. Maksutiedot on helppo lähettää tekstiviestillä tai sähköpostilla, mutta se altistaa sinut luottokorttipetokselle. Sähköposti on yksi vaarallisimmista tavoista lähettää luottokorttitietoja, kertoo creditcards.com. Se on nimittäin yksi helpommista järjestelmistä murtaa. Sähköpostisi eivät myöskään katoa. Jos sekä sinä että niiden vastaanottaja ette poista niitä kokonaan, ne voivat vieläkin piilotella saapuneiden tai poistettujen viestiesi joukossa. Tekstiviestit ovat turvallisempia, mutta jos et poista niitä, niidenkin sisältämät tiedot on helppo poimia talteen. Jos haluat antaa jollekin luottokorttisi numeron kauempaa, ”se kannattaa tehdä puhelimitse,” sanoo Wagner.
Kirjautumistiedot
Etenkin töissä sähköposti tuntuu helpoimmalta keinolta muistuttaa työtoveria salasanasta. Emme kuitenkaan voi painottaa kylliksi sitä, miten haavoittuvaisia sähköpostit ovat. Tavallisesti salasana on piilossa, kun kirjoitat, mutta sähköpostissa se voi jäädä esiin. Se tallentuu eri järjestelmiin, kulkee postilaatikosta toiseen ja tekee kirjautumistiedoistasi helppoa riistaa hakkereille. Jos joku lähettää salasanasi sähköpostitse, se kannattaa vaihtaa välittömästi, ehdottaa pilvitietokoneyritys Connectria.
“Olen raskaana!”
Nykyään isot uutiset voi jakaa useimpien ystävien kanssa Facebookissa, mutta kumppanisi, perheesi ja läheiset ystäväsi ansaitsevat kuulla ne suoraan sinulta. Parasta olisi, jos kertoisit heille asiasta puhelimitse ja käyttäisit sydämellistä sähköpostia viimeisenä vaihtoehtona. Pomosi ei kuitenkaan tule koskaan saada raskausuutistasi sähköpostitse, sillä hänen täytyy alkaa ajatella äitiyslomansijaisen palkkaamista. Valitse sen sijaan rauhallinen hetki ja keskustele asiasta suoraan esimiehesi kanssa, Georgene Huang, Fairygodbossin toimitusjohtaja ja toinen perustaja kertoo Parents-sivustolle. ”Siten näet pomosi reaktion ja saat käsityksen hänen asenteestaan,” hän kertoo. Ja varmista, ettei pomosi kuule asiasta ensin Facebookissa!
”Rakentava kritiikki”
Yksi tiimisi jäsenistä lähetti juuri valmiin projektin…joka oli täynnä samoja virheitä kuin aiemmin. Ennen kuin tulitat työtoverillesi yksityiskohtia siitä, miten hän voi parantaa työtään, harkitse kahdenkeskistä tapaamista, jossa voitte puhua parantamista kaipaavista alueista. ”En ole koskaan nähnyt kenenkään reagoivan sähköpostissa lähetettyyn rakentavaan palautteeseen myönteisesti,” Amanda B. Gulino, henkilöstöasiantuntija ja A Better Monday -sivuston perustaja kertoo GlassDoor-sivustolle. ”Päinvastoin, se luo joukon uusia ongelmia, kuten luottamuksen puutetta.” Pidä sähköpostivastauksesi iloisina ja keskustele vaikeammista asioista, kun vastapuoli pystyy arvioimaan reaktiosi paremmin.”
Lue lisää:
14 anteeksiantamatonta lausetta parisuhteessa
Älä koskaan googlaa näitä 9 asiaa
Vihdoinkin kattava lista siitä, mitä F1-F12 -näppäimet tekevät
